Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“).

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

valantic CEC Deutschland GmbH
Reichskanzler Müller Straße 14
D-68165 Mannheim

E-Mail: info@cec.valantic.com

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Birgit Hellmann-Ploschke, LL.B.
valantic CEC Deutschland GmbH
Felix-Wankel-Straße 16
40764 Langenfeld

E-Mail: datenschutz@cec.valantic.com

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Im Rahmen unseres Geschäfts- und Webseitenbetriebs verarbeiten wir Daten.

Dies umfasst auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dritte und ggf. in sogenannte Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Soweit wir Daten außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

4. Datenverarbeitung

Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:

a) Logdatei beim Webseitenbesuch

Wir protokollieren Ihren Webseitenbesuch. Dabei verarbeiten wir:

  • Name(n) unserer abgerufenen Webseite(n),
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs,
  • die übertragene Datenmenge,
  • den Browsertyp nebst Version,
  • das von Ihnen genutzte Betriebssystem,
  • die Referrer-URL (die zuvor besuchte Webseite),
  • Ihre IP-Adresse,
  • den anfragenden Provider.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der fortlaufenden Bereitstellung und Sicherheit unserer Webseite.

Die Logdatei wird nach sieben Tagen gelöscht, es sei denn, diese wird benötigt, um konkrete Rechtsverletzungen, die innerhalb der Aufbewahrungsfrist bekannt geworden sind, nachzuweisen oder aufzuklären.

b) Hosting

Zur Bereitstellung unseres Onlineauftritts nutzen wir Dienste von Webhosting-Anbietern, welche die oben genannten und sämtliche im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Website zu verarbeitenden Daten (Logdatei beim Webseitenbesuch) in unserem Auftrag verarbeiten.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Bereitstellung unserer Webseite.

c) Kontaktaufnahme

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten -sofern von Ihnen angegeben- und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung und/oder zur Erfüllung unserer vorvertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

d) Kontaktaufnahme bei Bewerbungen

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z. B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort etc.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist vorrangig § 26 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.

e) Vertragsabwicklung und Datenverwaltung im Rahmen der Leistungserbringung

Im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie zur Anbahnung und Abwicklung des bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns verarbeiten wir verschiedene Daten.

Haben Sie uns mit der Erbringung einer Leistung beauftragt, verarbeiten wir Ihre Daten (sofern angegeben: Name, Kontaktdaten, Anschrift) und sämtliche Informationen, die im Rahmen der Auftragserfüllung notwendig sind, ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.

Hierzu gehören insbesondere unsere angemessene Beratung und Unterstützung, die Korrespondenz mit Ihnen, die Rechnungsstellung, Erfüllung unserer buchhalterischen und steuerrechtlichen Pflichten.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt entsprechend auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Ist dies zur Abwicklung des Auftrags notwendig, werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben.

Hierzu gehören insbesondere die Weitergabe an Aufsichtsbehörden zum Zweck der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte.

Wir treffen hierbei sämtliche geeigneten Maßnahmen, um nur insoweit personenbezogene Daten zu übermitteln, wie dies für den zugrundeliegenden Zweck notwendig ist.

f) Nutzung des Videokonferenzsystems Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Software aus der Produktreihe Microsoft 365 des Unternehmens:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Beschäftigten, Bewerbern, Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten per Internet via Video und Audio Kommunikationsmöglichkeiten bereitstellen sowie die Durchführung und Teilnahme an Online-Veranstaltungen ermöglichen.

Im Rahmen unserer Online-Meetings und -veranstaltungen unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

  • Kommunikationsdaten (z. B. Ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
  • Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
  • Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Die Microsoft Teams-Online-Besprechungen und Veranstaltungen werden von uns nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir haben vorab Ihre Einwilligung eingeholt.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

Bei Teams-Meetings können alle Teilnehmer Ihre Audio- und Videoeingaben selbst einstellen. Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere Teilnehmer, z. B. durch eine Aufzeichnung der Besprechung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden.

Die Datenverarbeitung mit Microsoft 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Meeting-Teilnehmer in einem Drittland aufhalten.

Für Datenübermittlungen in die USA ist Microsoft im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU.

Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechenden Erklärungen von Microsoft einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Zweck und berechtigtes Interesse dieser Datenverarbeitung sind. Soweit eine Online-Besprechung bzw. -veranstaltung mit Ihrem vorherigen Einverständnis aufgezeichnet wird, erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

g) Gewinnspielteilnahme

Nehmen Sie an einem von uns organisierten Gewinnspiel teil, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, sowie -sofern von Ihnen angegeben-: Anschrift, Unternehmen, Telefonnummer zum Zwecke der Teilnahme bzw. der Kontaktaufnahme für den Fall der Gewinnmitteilung. Wurden Sie als Gewinner festgestellt, werden wir zum Zwecke der Gewinnübermittlung Ihren Namen, Vornamen und Ihre Anschrift erfragen, sofern dies nicht bereits im Rahmen Ihrer Anmeldung erfolgt sein sollte. In jedem Fall werden wir Sie über Ihren Gewinn vorab per E-Mail informieren.

Zur Gewinnübermittlung werden wir Ihren Namen, Vornamen und Ihre Anschrift an das mit der Lieferung des Gewinns beauftragte Unternehmen.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten im Rahmen der Gewinnspieldurchführung nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

h) Einsatz von Cookies

Auf unserer Webseite nutzen wir sog. Cookies. Ein Cookie speichert Informationen, die auf Ihrem jeweiligen Endgerät (PC, Smartphone, Tablet etc.) abgelegt und von Ihrem Browser gespeichert werden.

Informationen über die konkret von uns eingesetzten Cookies, deren Anbieter und Zwecke können Sie unserem Consent-Banner entnehmen. Dort erteilen Sie Ihre Einwilligung zu den jeweiligen Diensten, können diese widerrufen oder Ihre Einstellungen nachträglich anpassen.

Um Ihre Auswahl zu bestimmten Datenverarbeitungsprozessen, bei denen Cookies eingesetzt werden, zu dokumentieren und im Falle Ihrer Einwilligung an die jeweiligen Drittanbieter zu kommunizieren, setzen wir auf unserer Webseite den Dienst „Cookiebot“, Usercentrics A/S. Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark, (nachfolgend „Usercentrics“) ein.

Indem Sie über das zur Verfügung gestellte Cookie Consent eine Auswahl zu den eingesetzten Cookies vornehmen, werden die folgenden Daten automatisch bei Usercentrics protokolliert:

  • Die IP-Nummer des Endnutzers in anonymisierter Form (die letzten drei Ziffern werden auf ‚0’ gesetzt).
  • Datum und Uhrzeit der Zustimmung.
  • Benutzeragent des Browsers des Endnutzers.
  • Die URL, von der die Zustimmung gesendet wurde.
  • Ein anonymer, zufälliger und verschlüsselter Key.
  • Der Einwilligungsstatus des Endnutzers, der als Nachweis der Zustimmung dient.

Der Schlüssel und der Zustimmungsstatus werden dabei in Ihrem Browser im Cookie „CookieConsent“ gespeichert, sodass unsere Website Ihre Einstellungen bei allen nachfolgenden Seitenanfragen und zukünftigen Endnutzer-Sitzungen für bis zu zwölf Monate automatisch lesen und befolgen kann. Der Key wird für den Nachweis Ihrer Einwilligungen bzw. Einstellungen und für eine Option verwendet, mit der überprüft wird, ob der in Ihrem Browser gespeicherte Zustimmungsstatus im Vergleich zur ursprünglichen Zustimmung, die an Usercentrics übermittelt wurde, unverändert ist.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung zur datenschutzkonformen Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Usercentrics finden Sie unter: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/

j) Analyse / Marketing

aa) Google Dienste

Wir setzen auf unserer Website verschiedene Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, (nachfolgend „Google“) ein. Es ist möglich, dass es hierbei auch zu Datenübertragungen an die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, in den USA kommt.

Für Datenübermittlungen in die USA ist Google im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU.

Google Analytics

Wir setzen auf unserer Website das Tracking-Tool Google-Analytics von Google ein. Wir nutzen Google Analytics, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten innerhalb dieses Webangebotes zusammenzustellen und, um weitere, mit der Webseitennutzung verbundene Dienstleistungen, zu erbringen und damit die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Bei einem Einsatz von Google Analytics werden Interaktionen der Webseitenbesucher in erster Linie mithilfe von Cookies erfasst und systematisch ausgewertet.

Wir nutzen Google Analytics mit der Erweiterung „anonymizeIp()“. Dadurch werden IP-Adressen innerhalb der Mitgliedsstaaten der EU oder EWR gekürzt. Sofern eine Übermittlung an die Server von Google in die USA stattfindet, wird nur in Ausnahmefällen die volle IP-Adresse übertragen und dort gekürzt. Ein direkter Personenbezug ist damit in der Regel ausgeschlossen. Insbesondere ist eine Zuordnung zum aufgerufenen Rechner bzw. Endgeräts des Webseitenbesuchers nicht mehr möglich.

Durch den Einsatz von Google Analytics werden die folgenden Daten verarbeitet:

  • 3 Bytes der IP-Adresse des aufgerufenen Systems des Webseitenbesuchers (anonymisierte IP-Adresse),
  • die aufgerufene Website,
  • die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Seite unsere Website gelangt ist (Referrer),
  • die Unterseiten, die von der Website aus aufgerufen werden,
  • die Verweildauer auf der Website,
  • die Häufigkeit des Aufrufs der Website.

Google wird nach eigener Auskunft Ihre IP-Adresse in keinem Fall mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen.

Rechtsgrundlage und Widerruf

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Rahmen der vorgenannten Google-Dienste ist Ihre vorherige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Präferenzen in unserem Consent-Banner anpassen.

k) Externe Inhalte

Wir verwenden dynamische Inhalte („Content“) von Dritten, um die Darstellung und das Angebot unserer Webseite zu optimieren. Beim Webseitenbesuch wird automatisch mittels einer Schnittstelle eine Anfrage an den Server des jeweiligen Content-Anbieters gestellt, bei der bestimmte Logdaten (z. B. die IP-Adresse der Nutzer) übermittelt werden. Der dynamische Content wird anschließend an unsere Website übermittelt und dort dargestellt.

Wir verwenden externen Content im Zusammenhang mit den nachfolgenden Funktionalitäten:

aa) Google Maps

Wir nutzen auf unserer Webseite den Kartendienst „Google Maps“ von Google, um Ihnen eine interaktive Karte zur Verfügung zu stellen. Bei der Darstellung der Karte werden Daten, inklusive Ihrer IP-Adresse und Ihres Standortes an Server von Google übertragen und dort gespeichert. Diese Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses an einer optimalen Vermarktung unseres Angebotes nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung bei Maps ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, (nachfolgend „Google“). Es ist nicht auszuschließen, dass eine Datenübermittlung an die Google- LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, stattfindet.

Für Datenübermittlungen in die USA ist Google im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU.

bb.) Google ReCaptcha

Um den Kommentarbereich und die Eingabeformulare unserer Webseiten vor Spam und Missbrauch zu schützen, benutzen wir den externen Dienst reCAPTCHA, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, („Google“). reCAPTCHA ermöglicht eine Unterscheidung zwischen Eingaben menschlicher Herkunft und solchen, die missbräuchlich durch automatisierte Software (auch „Bots“ genannt) vorgenommen werden. Bei Nutzung des Dienstes werden dabei folgende Daten an die Server von Google in die USA übertragen:

    1. Referrer-URL

    2. IP-Adresse des Nutzers • das Eingabeverhalten des Nutzers sowie Mausbewegungen im Bereich der „reCAPTCHA“- Checkboxen

    3. Google-Account: Ist der Nutzer gleichzeitig bei seinem Google-Account angemeldet, wird dies erkannt und zugeordnet

    4. Informationen über den verwendeten Browser, Browsergröße, Browserauflösung, BrowserPlugins, Spracheinstellungen, Datum

    5. Maus- und Touch-Events innerhalb der Seite

    6. Skripte und Darstellungsanweisungen der Internetseite

    7. Cookies

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns erfolgt aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses an der Sicherheit unserer Webseite nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

5. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

6. Ihre Betroffenenrechte

a) Auskunft

Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

b) Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch

Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen auch in den Fällen zu, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt, oder unseres berechtigten Interesses erfolgt sowie darauf gestützten Profilings. Ebenso steht Ihnen im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

c) Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

d) Datenübertragbarkeit

Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

e) Einschränkung der Verarbeitung

Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

f) Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@cec.valantic.com.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.