PIM-Evaluation
Ein Erfahrungsbericht

Herausforderung der BECKER-Antriebe GmbH bei der PIM-Evaluation

Portraitfoto Peter Graben

Heute begrüßen wir Herrn Peter Graben, Produktmanager bei der BECKER-Antriebe GmbH, bei uns im EXPERT_TALK.
Herr Graben berichtet von den Heraus-forderungen, die im Zusammenhang mit der Auswahl des richtigen PIM-Systems für das eigene Unternehmen entstehen.

Gründe für die Schwierigkeiten bei der PIM-Auswahl sind zum einen fehlendes Know-How auf Seiten der Unternehmen, die ihrerseits ihre Anforderungen an das Produkt nicht klar definieren können und zum anderen fehlende Transparenz seitens der Hersteller.

Durch das Interview führt Marco Kahler, Director PIM von ADSCAPE a valantic company, seinerseits Experte auf dem Gebiet von PIM-Anwendungen.

KAHLER:
Herr Graben, Sie sind Projektleiter bei der BECKER-Antriebe GmbH und haben im letzten Jahr ein PIM-System für Ihr Unternehmen evaluiert. Was waren für Sie rückblickend die schwierigsten Punkte bei der Systemauswahl?

GRABEN:
Die schiere Menge an Anbietern und Systemen, die alle mit ähnlichen aber doch eben nicht gleichen Funktionen werben, macht es einem nicht gerade einfach. Der Teufel steckt dabei oft im Detail. Ein reeller Vergleich kann von jemandem ohne Erfahrung im Bereich PIM so kaum vorgenommen werden. Dazu kommt, dass es bei BECKER ja nicht um den Ersatz eines vorhandenen PIM-Systems ging, sondern um eine komplette Neueinführung. So konnten wir uns bei der Produktauswahl nicht auf Erfahrungen im Sinne „was ist heute gut / was würden wir gerne verbessern“ zurückgreifen.

KAHLER:
Welche Anforderungen hatten Sie an die Evaluation des PIM-Systems? Und wie sind Sie hierbei vorgegangen?

GRABEN:
Einerseits soll ein neu einzuführendes PIM viele unterschiedliche Wünsche erfüllen, Abläufe vereinfachen und jede Menge Informationen konsistent bereithalten.
Andererseits soll das PIM aber auch zum Unternehmen passen, somit weder unter- noch überdimensioniert sein. Der Anspruch ist, die aktuellen und mittelfristig erwarteten Bedürfnisse des Unternehmens abbilden zu können. Wir haben zuerst mit einem Team aus Mitarbeitern mehrerer Abteilungen versucht uns auf dem Markt zu orientieren und ein passendes System auszuwählen. Nachdem die Liste der Punkte, die es zu beachten galt, mit jeder Produktpräsentation immer umfangreicher wurde, und wir der Auswahl eines Systems nicht näher zu kommen schienen, haben wir uns entschieden, externe Beratung in Anspruch zu nehmen und zu diesem Zweck ADSCAPE a valantic company engagiert.

KAHLER:
In der Zeit vor und während der PIM-Evaluierung haben sie einige Systeme kennenlernen dürfen. Worin haben sich die verschiedenen Lösungen Ihrer Meinung nach unterschieden?

GRABEN:
Oberflächlich betrachtet unterschieden sich die vorgestellten PIM-Systeme in ihren Grundfunktionen kaum. Aber da liegt auch schon das Problem: In einer, wenn auch einen halben Tag dauernden Präsentation des Herstellers, ist kaum mehr möglich als ein oberflächlicher Abgleich der Funktionen. Hier war es für uns sehr von Vorteil, die externe Beratung durch ADSCAPE a valantic company in Anspruch nehmen zu können, um

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die verschiedenen Systeme nach ihrer Leistungsfähigkeit und Eignung für uns beurteilen zu können.
Was sofort ins Auge fiel, waren immer die jeweiligen Arbeitsoberflächen. Das ging von der mit Fenstern und Funktionen überfüllten, bis zur recht spartanisch daher-kommenden, fast leeren Oberfläche. Nun spielt das Design vielleicht keine entscheidende Rolle bei der Systemauswahl, für die Usability jedoch schon. Eine Arbeitsumgebung, die einem während des gesamten Verlaufs einer halbtägigen Präsentation fremd und kryptisch erscheint und auf der der Referent natürlich sofort fand, was er suchte, man selbst aber nach den ersten drei Klicks komplett die Orientierung verloren hatte, schien uns nicht das Richtige zu sein.
Ein weiterer wichtiger Aspekt für uns war, dass sowohl die Pflege als auch der Informationsabruf browserbasiert und nicht über proprietäre Clients abgewickelt werden sollte. Dies ist – man mag es gar nicht glauben – keineswegs bei allen Systemen Standard.

KAHLER:
Wurden Ihre Anforderungen während der Vorstellung berücksichtigt?

GRABEN:
Natürlich wurde auch unser Anforderungsprofil abgeklopft. Hier war es so, dass jeder der Anbieter eine Anforderung besser, eine andere Anforderung vielleicht weniger gut erfüllte. Wichtig war uns dabei, dass das System eine gewisse Flexibilität zeigt, die notwendige Anpassungen zu vernünftigen Kosten ermöglicht. Die Lizenzierungsmodelle sind ebenfalls

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sehr verschieden und führten, für unseren individuellen Bedarf berechnet, zu sehr unterschiedlichen Gesamtkosten. Manche Anbieter lizenzieren nach der Anzahl von Artikeln im System, andere nach Nutzerlizenzen für pflegende User bis hin zur Abrechnung nach Nutzerlizenzen für abfragende User. Da wir im Vergleich zu anderen PIM-Projekten zwar eine überschaubare Anzahl von Artikeln haben, diese jedoch mit vielen Merkmalen versehen sind und ALLE Mitarbeiter lesend Zugriff auf die Daten erhalten sollten, war für uns eine Lizenzierung, die auf der Artikelanzahl basiert am vorteilhaftesten.

Neben den „harten“ Fakten, wie Preis, Funktionsumfang Usability, etc. haben wir jedoch auch nach einem Partner gesucht, der zu unserem Unternehmen passt. Es gab Anbieter, die mächtige PIM-Systeme anbieten, diese bis jetzt jedoch fast ausschließlich bei Großunternehmen platziert haben. Hier unterschieden sich die Auffassung von der Art der Zusammenarbeit, des Vorgehens im Projektmanagement und dem Grad der benötigten Flexibilität während der Einführung zum Teil sehr von unseren Vorstellungen und Möglichkeiten als mittelständisches Unternehmen.

KAHLER:
Neben der Usability der jeweiligen PIM-Lösung und der richtigen Beziehung zu dem PIM-Hersteller, was war Ihnen primär am wichtigsten? Eine Standardsoftware mit modularem Aufbau und einer gegebenen Skalierbarkeit oder eine speziell auf BECKER-Antriebe zugeschnittene Lösung?

GRABEN:
Ich glaube nicht, dass es da ein striktes „entweder / oder“ gibt. Eine komplette Individualsoftware kam für uns von vorneherein nicht in Frage. Von Anfang an war für uns klar, dass wir eine Standardlösung einsetzen werden, die, wenn irgend möglich, keine individuellen Softwareteile enthält.

Das hatte zwei Gründe. Da sind zum einen die Kosten für die individuelle Programmierung selbst, die zwar nur einmalig bei Einführung der neuen Software anfallen, aber meist eine beträchtliche Menge an Geld und Zeit kosten. Die viel problematischere Angelegenheit ist jedoch, diese individuellen Softwareteile bei jedem neuen Release des Standards wieder an diesen anpassen und testen zu müssen. Das schafft immer wiederkehrende Kosten und kann die Einführung neuer Softwareupdates deutlich verzögern.

Andererseits ist nicht eine Firma wie die andere. Alle vollmundigen Versprechen von Softwareherstellern, die Software sei in ihrem Standard so umfangreich, dass die bestehenden Anforderungen damit vollumfänglich abgedeckt werden können, überleben meist die Erstpräsentation schon nicht – umso weniger die Implementierungsphase.

Wichtig ist es deshalb, dass die Software, für die man sich entscheidet, klar in Richtung Standard ausgerichtet ist, und trotzdem einen möglichst großen Spielraum für Parametrisierung und Konfiguration hat, um eigenen Anforderungen möglichst nahe zu kommen. Sollte das dann nicht ausreichen, ist es vorteilhaft, die darüber hinaus notwendige Anpassungen ggf. als optionale Vorgehensweise in den Standard zu übernehmen und damit pflegbar zu halten.

Das Ziel, Sonderwege möglichst weit zu vermeiden, hat ganz automatisch dazu geführt, bestehende Prozesse infrage zu stellen und gegebenenfalls anzupassen – auch dafür ist eine Softwareeinführung natürlich ein guter Anlass.

KAHLER:
Aktuell sind Sie dabei, das PIM-System zu implementieren. Welchen Herausforderungen begegnen Sie hier?

GRABEN:
Als erste Herausforderung galt es zu ermitteln, welche Daten überhaupt im PIM-System abgebildet sein müssen, um den unterschiedlichen Anforderungen zu genügen. Das war schwierig, weil wir noch keinerlei Erfahrungen mit einem PIM oder dessen Nutzung hatten.
Die nächste Frage, mit der wir uns konfrontiert sahen, war, wo welche Daten im EInzelnen abgelegt sind und welches

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System für welche der gesammelten Daten das jeweils führende System sein soll. Immerhin müssen diverse Datenquellen wie PIM/MAM, das Warenwirtschaftssystem, Produktions- und Konstruktionsdatenbanken usw. sinnvoll miteinander interagieren.

Ein weiterer Punkt, der noch immer ein wenig Nachjustieren erfordert, ist die Frage, welche Daten einmalig oder dauerhaft manuell nachgepflegt werden müssen. Hier hat sich im Verlauf der Einführung einiges zur ersten Planung hin verändert.
Natürlich wird alles was möglich ist aus anderen Datenquellen automatisiert importiert und zyklisch abgeglichen. Daneben hat uns aber eine entsprechend aufgebaute Datenstruktur im PIM, die eine möglichst umfassende Vererbung von Merkmalen zulässt, sehr dabei geholfen manuelle Eingaben auf ein Minimum zu reduzieren.

Die automatische Verknüpfung von produktabhängigen Dokumenten wie Montage-/ Bedienungsanleitungen, Konformitätserklärungen o.Ä. und vor allem deren automatische Aktualisierung bei Änderungen an diesen Dokumenten war eine schwierige Aufgabe, die es für unseren
PIM-System Partner zu lösen galt.

Abschließend – und an diesem Punkt des Projektes arbeiten wir grade – soll hier der Prozess genannt werden, der neue Produkte mit einem möglichst guten Pflegestatus, aber möglichst wenig manueller Arbeit in das PIM hineinbringt. Nicht weniger wichtig ist jedoch, dass alte Produkte aus der Pflege im PIM herausfallen, ohne gelöscht zu werden. Für diese sollte auf Dauer eine Art Produktarchiv aufgebaut werden.

KAHLER:
Ein wichtiger Aspekt bei Softwarelösungen ist die Akzeptanz in Unternehmen. Wie treten Sie diesen Herausforderungen entgegen? Gibt es bei Ihnen im Hause Maßnahmen, um die Akzeptanz zu gewährleisten?

GRABEN:
Das wichtigste zuerst: Das System ist kein Selbstzweck! Es muss sich in seinem Nutzen für den User erschließen. Sein Nutzen für die tägliche Arbeit muss offensichtlich erkennbar und einfach nutzbar sein.
Aus diesem Grund beschäftigte sich die einzige Sonderentwicklung, die wir von Anfang an geplant und beauftragt hatten, mit der Usability des Nutzers beim Sichten, Suchen und Finden von Produkten im PIM.

Hier setzten wir auf eine Arbeits- und Sichtweise, die jeder User aus seinem Privatleben aus verschiedenen Internetshops kennt. Genauso einfach und intuitiv wie von (guten) Onlineshops gewohnt, sollte der User mithilfe des PIM gesuchte Produkte finden oder offene Fragen zu Funktionen von Produkten beantworten können. Als Beispiel und Benchmark diente uns hierbei die Webseite eines führenden Internetanbieters für Notebooks.

Unser Partner hat uns dabei durch die neue Entwicklung einer facettierten Suche unterstützt, die auf Dauer auch in deren PIM-System-Standard Eingang finden soll und so zukünftig auch anderen Usern zur Verfügung stehen wird. Neben einer einfachen und intuitiven Bedienung haben wir beschlossen, dem User gegenüber von Anfang an eine Reihe von Zusatznutzen zu kommunizieren, die so oder so ohne PIM einfach nicht realisierbar wären. Als Beispiel kann hier die Funktion des Produktvergleichs dienen. Diese ist in etwa vergleichbar mit dem Vergleich ausgewählter Ausstattungsvarianten bei einem Automobilanbieter – und auch so einfach anwendbar wie dieser.

Außerdem haben wir uns vorgenommen keine „Grüne-Bananen-Strategie“ zu verfolgen – also nicht grün ernten und beim Nutzer reifen lassen. Stattdessen soll die Lösung erst dann im Unternehmen allgemein verfügbar gemacht werden, wenn der relevante Teil unserer Produkte, soweit wie irgend möglich, vollständig und richtig im System hinterlegt ist und das Benutzer Frontend eine Usability bietet, die unseren oben genannten Vorstellungen entspricht.

KAHLER:
Welche konkreten Maßnahmen haben Sie zur offiziellen Einführung des PIM-Systems für Ihre Mitarbeiter geplant?

GRABEN:
Um die Information zum PIM in die Breite zu bringen, planen wir statt längerer Schulungen, kurze Impulsveranstaltungen (in der aktuellen Lage natürlich per Videokonferenz) anzubieten. Hier soll eine jeweils klein bemessene Anzahl von Usern in max. 45 Minuten mit dem System grundsätzlich vertraut gemacht werden. Im Nachgang sind dann PIM-Seelsorgestunden geplant, in die sich jeder einloggen und seine Fragen äußern oder Lösungen vorstellen kann.

Ziel ist, dass sich User nach einer grundsätzlichen Einführung selbst mit dem System vertraut machen, Vor- und Nachteile kennenlernen und Arbeitsweisen für die eigenen Fragestellungen entwickeln. Selbst erarbeitete Lösungen werden meist besser erinnert als Lösungsansätze, die in einer Schulung vermittelt wurden. Mit Fragen rund um das PIM kann sich jeder User natürlich immer auch an das PIM-Team wenden. Aktuell denken wir noch darüber nach die Einführungsphase mit einem Wettbewerb oder Easter-Eggs etwas interessanter zu gestalten.

KAHLER:
Vielen Dank für das Interview!

Über Peter Graben:
Peter Graben, Jahrgang 1966, der mit seiner Familie im Lahn-Dill Kreis in Hessen lebt, ist seit mittlerweile 33 Jahren bei der Fa. BECKER Antriebe GmbH in Sinn beschäftigt: die ersten 22 Jahre in der Beschaffung; dann, 2009 erfolgte nach einer Zusatzausbildung der Wechsel in das Produktmanagement. Neben seinen Tätigkeiten im klassischen Produktmanagement liegen seine Aufgaben bei BECKER unter anderem im Bereich Portfoliomanagement, in der Identifikation von nicht mehr benötigten Produkten und der organisatorischen Steuerung der Prozesse von Auslauf über dazugehörige Baugruppen bis hin zu Einzelteilen.

Die Sichtung und Pflege großer Stammdatenmengen und die Schaffung von Transparenz und Überblick im „Artikeldschungel“ begleiteten ihn als Herausforderungen sowohl in der Materialwirtschaft als auch im Produktmanagement.

Schon seit 2011 beschäftigte er sich aus diesem Grund mit Produktdatenbank-Systemen, die zur Bewältigung der genannten Aufgaben dienen könnten. Die langjährige Überzeugungsarbeit und die geplante Einführung eines BECKER-Webshops mündeten schließlich in der Entscheidung zum Einsatz eines PIM-Systems, dessen Auswahl und Einführung er als Projektleiter im Hause BECKER begleitet.