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Beitrag aus dem Codeware Publischer 2020:

PIM-BERATER? JA ! … ODER ?

Benötige ich einen neutralen Berater für mein PIM-Projekt?

Wenn man den PIM- bzw. Cross-Media-Publishing-Markt der letzten 30 Jahre betrachtet und dessen Dynamik beobachtet, ist externe Hilfe durchaus
sinnvoll. Nachfolgend möchten wir unterschiedliche Aspekte einer System-Evaluierung beleuchten:

ANFORDERUNGEN

Eine System-Evaluierung startet meist mit einer IST-Analyse. Hierbei ist ausschlaggebend, ob es sich um eine Ablösung eines bestehenden Systems oder eine komplette Neueinführung handelt. Die IST-Analyse dient als Basis aller weiteren Schritte und sollte möglichst ausführlich und abteilungsübergreifend erstellt werden. Mithilfe eines Beraters kann hier auf bestehende Erfahrungen und Methodiken zurückgegriffen werden.

Oft startet eine System-Evaluierung aus einer Abteilung, wie z. B. dem Marketing, heraus. Gefahr ist hier, dass angrenzende Abteilungen, die ebenfalls mit Produkt-Daten kommunizieren, vergessen bzw. nicht berücksichtigt werden.

Bei der Einführung eines PIM-Systems ist es wichtig, das „Big Picture“ zu betrachten, um mögliche Synergien frühzeitig zu erkennen und auftretende Redundanzen zu vermeiden. Auch PIM-nahe Systeme, wie z. B. ein Media-Asset-Management-System (MAM) oder ein Product-Lifecycle-Management-System (PLM), sind bei der Analyse als mögliche Quellen oder Empfänger zu berücksichtigen. Nicht zu vergessen sind Systeme, welche bei der Datenpflege unterstützen, wie z. B. Translation-Memory-, Linguistik-, Terminologie- oder Textroboter-Systeme.

Die Basis einer nachhaltigen Evaluierung ist die IST-Analyse. Nicht weniger wichtig ist jedoch die Definition der Anforderungen, welche ein PIM-System erfüllen muss. Hierbei sind auch zukünftige Anforderungen zu berücksichtigen, welche morgen auf der Agenda des Unternehmens stehen. Berater mit einer entsprechenden Expertise und Erfahrungen können hier sehr hilfreich sein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Anforderungsanalyse sind die Prozesse des Unternehmens. Die Einführung eines PIM-Systems bringt oft ein „Change-Management“ mit sich. Bestehende Prozesse sollten durchleuchtet und geprüft werden. Auch die Einführung bzw. Nutzung einer Software-gestützten Workflow-Lösung ist in diesem Kontext zu prüfen.

Zwischenfazit dieses Kapitels ist es, dass die Unterstützung durch einen externen Berater – aufgrund der vielfältigen Aufgabenstellungen – absolut sinnvoll ist. Durch seine Erfahrung und Methodiken schafft man die beste Grundlage für eine nachhaltige Systemauswahl.

BUDGET

Das vorhandene Budget sollte bei der Systemauswahl berücksichtigt werden. Über die Kennzahl „Budget“ ist es von vornherein möglich, gewisse Anbieter und Systeme auszuschließen und somit die Summe an potenziellen Softwareherstellern zu minimieren.

Kostenblöcke sind neben den Lizenzkosten Kosten für Infrastruktur, Dienstleistungen sowie Wartung & Support. Die Spanne der Lizenzkosten ist sehr groß: Open-Source-Lösungen sind ab null Euro zu finden, und bei Enterprise-Systemen sind nach oben keine Grenzen vorhanden. Im Kontext von PIM-Systemen sind auch Infrastruktur-Kosten zu berücksichtigen. Sind neue Serversysteme notwendig? Benötigt man zusätzliche Datenbanksysteme oder z. B. Desktop-Publishing-Lizenzen? Es besteht auch oftmals die Möglichkeit, externe Hosting- oder PaaS- (Platform-as-a-Service) Leistungen der Anbieter zu nutzen. Einige Anbieter liefern komplette Cloud- oder SaaS- (Software-as-a-Service) Lösungen, in denen nicht nur Hosting, sondern auch Lizenz- und Infrastrukturkosten enthalten sind.

Ein oft unterschätzter Kostenblock sind die Dienstleistungen. Wobei man hier zwischen interner und externer Dienstleistung unterscheiden sollte. Das Dienstleistungsangebot des Projekt-Integrators ist oft nur die „halbe Wahrheit“, weil intern zusätzliche Arbeiten und somit Kosten anfallen.

Je nach Anbieter können die Dienstleistungsaufwände sehr stark variieren. Ausschlaggebend ist oft die Art bzw. Philosophie der angebotenen Software. Neben „Standard-Lösungen“ gibt es sog. Framework-Lösungen, welche i. d. R. aufgrund der hohen Konfigurierbarkeit und Individualisierungsmöglichkeiten einen höheren Dienstleistungsaufwand haben. Leider ist dies oft nur schwer zu erkennen. Um die Kosten transparent zu halten, gibt es verschiedene Möglichkeiten bzw. Projektvorgehen, die eine möglichst hohe Sicherheit für das Unternehmen mit sich bringen.

Neben den initialen Kosten (Lizenzen und Dienstleistungen) sollten laufende Kosten nicht unterschätzt werden. Üblicherweise fallen zusätzlich Wartungs-und Support-Gebühren an, die je nach Anbieter in Höhe und Modell variieren. Daher macht es Sinn, eine Mehrjahresbetrachtung (z. B. drei bis fünf Jahre) aufzustellen.

Zusammenfassend kann auch hier das Fazit gezogen werden, dass die Unterstützung eines externen Beraters sinnvoll ist. Berater können im Vorfeld, unter Berücksichtigung der Anforderungen und der  Wirtschaftlichkeit, bei der Budgetplanung helfen und eine realistische Einschätzung schaffen.

SYSTEMAUSWAHL

Die funktionale Systemauswahl und Präsentationsphase durch die Anbieter sollte der finale Schritt sein. Oft wird dieser zu früh durchgeführt. Es ist sinnvoll, vor einer möglichen System-Präsentation alle oben aufgeführten Punkte (Anforderung/Budget) zu klären.

Aktuell gibt es über hundert PIM-Systeme im europäischen Markt. Das richtige System zu finden, ist daher nicht immer ganz einfach. Meistens soll zusätzlich zum PIM-System noch eine passende  Database-Publishing-Lösung und ein passendes Media-Asset-Management-System mit eingeführt werden. Viele Anbieter haben aber bereits solche Funktionen bzw. Module im Portfolio oder unterstützen verschiedene externe Lösungen. Daher sollte die Auswahl der angeschlossenen Systeme nach der Entscheidung für das PIM-System getroffen werden, um eine möglichst hohe Flexibilität zu halten.

Um nun die richtige Auswahl zu treffen, ist es wichtig, die Anbieter zu kennen und ihre Stärken und Schwächen miteinander zu vergleichen. Viele Anbieter haben ihren Fokus auf spezielle Themen gerichtet, und dies gilt es zu erkennen und zu bewerten.

Bei der Auswahl der richtigen Lösung sind neben einer höchstmöglichen Abdeckung der Anforderungen weitere Kriterien zu berücksichtigen: Einige Anbieter führen Projekte durch autorisierte Partner und Integratoren durch und andere setzen die Projekte selbstständig um. Je nach Projekt bringt dies Vor- und Nachteile mit sich, welche im Einzelnen zu bewerten sind.

Ein oft unterschätzter Punkt sind die sog. Softskills. Unterschätzt wird, dass Projekte durch Menschen durchgeführt werden. Daher sollte man auf diese Werte besonders geachten. Passt der Anbieter zu Ihrem Unternehmen? Begegnet man sich auf Augenhöhe?

Fazit

Unser Fazit ist, dass die externe Unterstützung durch einen Berater sinnvoll ist. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Berater aus der Praxis kommt und im PIM-Umfeld „zu Hause“ ist. Um potenzielle Gefahren in einem Projekt beurteilen und ihnen frühzeitig entgegenwirken zu können, sollte der Berater selbst Projekte durchgeführt haben bzw. durchführen. Trotzdem sollte der Berater neutral aufgestellt und kein Software-Hersteller sein.

Autor:

Marco Kahler, CEO der ADSCAPE GmbH

Über 25 Jahre PIM Erfahrung. Industriekaufmann und EDV-Berater. Anfänglich Geschäftsführer eines ERP Software Integrator wechselte er als Abteilungsleiter zu einem Medienunternehmen. In den folgenden Jahren sammelte er Erfahrungen als Consultant, Sales Manager und Director Sales bei diversen PIM Herstellern. Nach erfolgreicher Vertriebstätigkeit stellte er sich bei der ADSCAPE GmbH den Aufgaben des Geschäftsführers in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Business Development Management.